A ata de uma assembleia é escrita por quem estava na sala e lida, meses depois, por quem não estava: o gerente do banco que precisa saber quem assina pela associação, o cartório que vai averbar a mudança do estatuto, a diretoria nova que quer entender uma decisão antiga, o associado que discorda dela.
Nenhuma dessas pessoas viu a assembleia. O que elas têm é o papel. Por isso a pergunta que importa não é se a ata está bem escrita, e sim se ela mostra que a decisão foi tomada do jeito que o estatuto e a lei mandam. O que se sustenta é a decisão tomada do jeito certo; a ata é o registro de que foi assim.
Este texto fala da ata da assembleia geral, a reunião dos associados, que é onde a lei põe as decisões mais pesadas. A reunião de diretoria também merece ata, e quase tudo abaixo vale para ela: ali, se o estatuto não disser outra coisa, as decisões se tomam pela maioria de votos dos presentes (Código Civil, art. 48). Se a associação ainda vai nascer, a ata é outra: a da assembleia de fundação, que tem o seu próprio modelo de ata de fundação.
Mais abaixo há um modelo de ata para adaptar. Ele vem depois das seções sobre convocação, presença e votos porque cada campo dele depende do que elas explicam.
É informação geral, não parecer. Quando a decisão for delicada, conversar com um advogado ou com o cartório antes da assembleia sai mais barato do que refazê-la.
Comece pelo estatuto, não pela ata
A lei não diz como convocar a assembleia da sua associação, nem quantos associados precisam estar presentes. Ela manda o estatuto dizer. O Código Civil exige, sob pena de nulidade, que o estatuto traga "o modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos" (art. 54, V), e diz que a convocação "far-se-á na forma do estatuto" (art. 60).
Então, antes de marcar a data, abra o estatuto e anote:
- quem convoca, com que antecedência e por qual meio;
- quantos precisam estar presentes para a assembleia começar, em primeira e em segunda chamada, se houver;
- que maioria aprova cada tipo de assunto;
- quem preside e quem secretaria.
Duas regras a lei fixa por cima do estatuto. Destituir administradores e alterar o estatuto competem só à assembleia geral, e ela precisa ser "especialmente convocada para esse fim", com o quórum que o estatuto estabelecer (art. 59). E um quinto dos associados tem garantido o direito de promover a convocação (art. 60).
Guarde a prova de que todo mundo foi chamado
A ata costuma abrir contando como a assembleia foi convocada, mas quem confere pede o próprio edital. O Registro Civil de Pessoas Jurídicas de Blumenau, por exemplo, pede cópia do edital com o nome da entidade, o local, a data, o horário e a ordem do dia. Pede também a prova de como ele foi divulgado: a página do jornal, a cópia afixada na sede, o e-mail enviado aos associados ou a publicação no grupo de mensagens. E avisa que o prazo e o modo de convocação precisam estar previstos no estatuto.
Cada cartório tem a sua lista, mas o que ela procura é o mesmo: sinal de que a convocação seguiu o estatuto. Duas coisas ajudam:
- escrever a ordem do dia com clareza, um assunto por item. Mudar o estatuto não cabe em "assuntos gerais": a assembleia precisa ser convocada para isso (art. 59);
- guardar o edital e a prova do envio junto com a ata, no mesmo lugar, e não no celular de quem convocou.
Registre quem estava e se havia quórum
A lista de presença é um documento à parte, assinada por quem chegou, com o nome completo de cada um. O cartório de Blumenau pede cópia dela com o nome da entidade, o local, a data e o horário da assembleia.
Na ata entra a conta. Quantos estavam presentes, se o quórum que o estatuto pede para a assembleia começar foi alcançado, e em qual chamada. Se foi em segunda chamada, anote a hora. Se o quórum não foi atingido, registre também: isso mostra, a quem conferir depois, que a associação convocou e tentou reunir os associados.
Quem presidiu e quem secretariou entram logo em seguida, como o estatuto mandar: eleitos na hora pelos presentes ou definidos por cargo.
Escreva cada decisão com o voto que a aprovou
É a parte que mais sofre com resumo. "Foi aprovada a prestação de contas" não diz quantos votaram a favor, quantos votaram contra e quantos se abstiveram, nem se a maioria que o estatuto exige foi alcançada. Para cada item da ordem do dia, na mesma ordem do edital, escreva o que foi proposto, o resultado em números e o que ficou decidido, numa frase que se entenda sem ter estado lá.
Na eleição de diretoria, seja completo. A Lei de Registros Públicos manda o registro da pessoa jurídica trazer os nomes dos membros da diretoria "com indicação da nacionalidade, estado civil e profissão de cada um" (Lei 6.015/1973, art. 120, VI). E há cartório que pede, na ata de eleição, o período do mandato e a qualificação completa de cada eleito, com RG, CPF e endereço, como o de Blumenau.
Um modelo de ata para adaptar
O modelo abaixo junta, na ordem em que a ata costuma correr, o que as seções anteriores pedem. Os colchetes são para preencher com o caso de vocês. Ele é um ponto de partida, não um formulário oficial: confira cada parte contra o estatuto e contra a lista do cartório antes de usar.
Ata da Assembleia Geral [Ordinária ou Extraordinária] da [nome completo da associação]
Sigla: [se houver]. CNPJ [número]. Sede: [endereço completo, com cidade, estado e CEP].
Aos [dia] de [mês] de [ano], às [hora], em [local, ou o meio eletrônico usado], reuniram-se em assembleia geral [ordinária ou extraordinária] os associados da [nome da associação], convocados por [edital afixado na sede, e-mail, publicação] em [data da convocação], na forma do estatuto.
Assumiu a presidência [nome], que convidou [nome] para secretariar os trabalhos. Estavam presentes [número] associados, conforme a lista de presença anexa, e foi atingido o quórum de instalação previsto no estatuto, em [primeira ou segunda] chamada.
Ordem do dia: 1) [assunto]; 2) [assunto].
Item 1, [assunto]. [O que foi proposto, e por quem.] Posta em votação, a proposta foi [aprovada ou rejeitada] por [número] votos a favor, [número] contra e [número] abstenções.
Item 2, eleição da diretoria para o mandato de [data] a [data]. Foram eleitos: [cargo], [nome completo, nacionalidade, estado civil, profissão, RG, CPF e endereço]; [repetir para cada cargo]. Votos: [número] a favor, [número] contra e [número] abstenções.
Nada mais havendo a tratar, a assembleia foi encerrada às [hora]. Eu, [nome], secretário(a), lavrei esta ata, que vai assinada por mim, pelo(a) presidente e por [quem mais o estatuto ou o cartório pedir, como o(a) tesoureiro(a)].
[Cidade], [data]. [Assinaturas, com nome completo e cargo de cada um.]
Assembleia que não delibera sobre eleição simplesmente não tem o item 2. E assembleia que altera o estatuto precisa ter sido especialmente convocada para isso (art. 59). Na prática, o assunto aparece escrito na ordem do dia do edital e da ata.
Assine no papel ou eletronicamente
A ata pode nascer num livro de papel ou como documento eletrônico. A lei considera o documento eletrônico documento "para todos os fins legais" (Medida Provisória 2.200-2/2001, art. 10). Se ele foi assinado com certificado da ICP-Brasil, o que está escrito se presume verdadeiro em relação a quem assinou (§1º). Outros meios de assinatura também servem, desde que aceitos pelas partes ou por quem vai receber o documento (§2º).
Na prática, quem vai receber a ata é quem diz qual assinatura aceita. Antes de ir ao cartório, pergunte. O de Blumenau, por exemplo, aceita a assinatura eletrônica do gov.br.
A assembleia em si também pode ser virtual. O Código Civil permite assembleia geral por meio eletrônico, inclusive para alterar o estatuto e destituir administradores, "respeitados os direitos previstos de participação e de manifestação" e sem prejuízo do que a legislação específica e o estatuto disserem (art. 48-A). Nesse caso, a ata conta que a assembleia foi virtual, por qual meio, e como os associados se manifestaram e votaram.
Leve ao cartório a ata que muda o que está registrado
Nem toda ata vai ao cartório. A regra de base está no Código Civil: a associação passa a existir com a inscrição do ato constitutivo no registro, "averbando-se no registro todas as alterações por que passar o ato constitutivo" (art. 45). Se a assembleia alterou o estatuto, a ata vai para averbação, com o estatuto alterado.
A eleição de diretoria é o outro caso que pesa no dia a dia. Um artigo publicado pela Anoreg/BR, a associação dos cartórios, lembra que, sem a ata de eleição e o termo de posse arquivados no cartório, a diretoria nova não tem como fazer valer o mandato perante terceiros. E são terceiros que costumam pedir esse papel: o banco, o parceiro, o financiador. Se a ata que elegeu a diretoria de hoje nunca foi registrada, o check-list para regularizar uma associação mostra por onde começar.
Três cuidados antes de protocolar:
- a Lei de Registros Públicos fala em uma via do estatuto, apresentada em papel ou em meio eletrônico, a pedido do representante legal (Lei 6.015/1973, art. 121). Quando a assembleia alterou o estatuto, a ata que aprovou a mudança vai junto;
- quando a associação é constituída, os atos constitutivos só são admitidos a registro com visto de advogado (Lei 8.906/1994, art. 1º, §2º). Se o visto vale também para a ata que só altera o estatuto, a lei não diz com todas as letras: pergunte ao cartório;
- cada cartório publica a lista do que pede. Pegar a do seu antes da assembleia evita descobrir, depois dela, que faltou um dado na ata.
Ata boa é a que alguém consegue conferir sem ter estado na sala. O trabalho pesado nem é escrever: é reconstituir, dias depois, quem foi chamado, quem apareceu e quantos votos teve cada proposta.
No OnGuia, a assembleia guarda isso enquanto acontece. A convocação sai por e-mail para os associados, com data, horário, local ou link e a pauta. A presença é marcada associado por associado, contra o quórum que a organização informou. Cada deliberação fica com os votos a favor, contra e as abstenções, inclusive os que os associados dão pelo portal. A partir desse registro, a IA monta um rascunho da ata, que a diretoria revisa antes de publicar. A ata sai em PDF e, publicada, vai para o repositório de documentos, onde os associados a encontram. Assinar e levar ao cartório continuam com a diretoria. Veja como isso funciona para associações com quadro social e, passo a passo, na página da assembleia online para associação.
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