Como regularizar uma associação: check-list da documentação mínima

Três situações pedem caminhos diferentes:

• O grupo nunca foi registrado. Existe de fato, mas não tem estatuto em cartório nem CNPJ. Aqui o trabalho é constituir: a associação só passa a existir legalmente quando o ato constitutivo é inscrito no registro (Código Civil, art. 45).
• Foi registrada, mas o papel envelheceu. O estatuto não passa por reforma há anos, a diretoria que consta no registro não é a que está no cargo, ou o mandato dela já terminou.
• O CNPJ tem pendência. A inscrição existe, mas a situação cadastral não está ativa.

Dois documentos mostram onde vocês estão. A certidão do cartório onde a associação foi registrada diz o que consta lá, com o estatuto e as alterações averbadas. E a consulta da situação cadastral do CNPJ, no site da Receita Federal, diz se a inscrição está ativa.

O estatuto é a regra da casa, e o Código Civil diz o mínimo que ele precisa trazer, sob pena de nulidade (art. 54):

1. a denominação, os fins e a sede da associação;
2. os requisitos para admitir, demitir e excluir associados;
3. os direitos e deveres dos associados;
4. as fontes de recursos para a manutenção;
5. o modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos;
6. as condições para alterar o estatuto e para dissolver a associação;
7. a forma de gestão administrativa e de aprovação das contas.

Se o estatuto de vocês é antigo, vale lê-lo com essa lista ao lado. A Lei 11.127, de 2005, deu nova redação ao item 5 e incluiu o item 7, que antes não existia. Um texto escrito antes disso pode não tratar de nenhum dos dois.

Mudar o estatuto não é decisão da diretoria. É competência privativa da assembleia geral (art. 59, II e parágrafo único), convocada especialmente para isso e com o quórum que o próprio estatuto fixar.

A associação nasce de uma assembleia que aprova o estatuto e elege a primeira diretoria, e essa assembleia vira ata. Estatuto e ata vão juntos para o cartório de registro civil de pessoas jurídicas. O pedido é feito pelo representante legal (Lei 6.015/1973, art. 121), e o registro declara, entre outras coisas, os nomes dos fundadores e dos membros da diretoria, com nacionalidade, estado civil e profissão de cada um (art. 120, VI). Por isso a lista de presentes com a qualificação completa de cada pessoa não é detalhe. Para escrever a ata dessa assembleia, há um modelo de ata de fundação para adaptar.

Uma exigência à parte: o ato constitutivo só é admitido a registro com o visto de um advogado, sob pena de nulidade (Lei 8.906/1994, art. 1º, § 2º). A dispensa que existe para microempresa e empresa de pequeno porte não alcança associação.

Os cartórios costumam publicar a lista do que pedem no protocolo. Vale pegar a do cartório de vocês antes de montar a pasta.

O registro declara quem dirige a associação. Quando a assembleia elege uma diretoria nova e a ata não chega ao cartório, o papel continua apontando para a anterior, às vezes para gente que já saiu. E quando o mandato previsto no estatuto termina sem eleição, ninguém tem mandato em dia para responder pela associação. O modelo de ata de assembleia mostra o que a ata de eleição costuma trazer.

Isso aparece rápido quando surge uma parceria com o poder público. Para firmá-la, a organização apresenta a cópia da ata de eleição do quadro dirigente atual e a relação nominal atualizada dos dirigentes, com endereço, RG e CPF de cada um (Lei 13.019/2014, art. 34, V e VI). Diretoria vencida ou não registrada trava esse passo.

Depois da eleição, a mudança também precisa chegar ao cadastro do CNPJ. O post sobre como manter o CNPJ da associação ativo trata dessa parte.

Com o registro em ordem, o CNPJ vira o documento que todo mundo consulta. A inscrição pode ser declarada inapta quando a entidade, obrigada a entregar declarações à Receita, deixa de apresentá-las por pelo menos 90 dias (Instrução Normativa RFB 2.119/2022, art. 38). A saída prevista é entregar as declarações que faltam (art. 39, parágrafo único). Quais declarações cabem à sua associação depende de como ela opera, e é a conversa a ter com quem cuida da contabilidade.

Para firmar parceria com o poder público, a lei pede ainda certidões de regularidade fiscal, previdenciária, tributária, de contribuições e de dívida ativa, conforme a legislação de cada ente, e a comprovação de que a organização funciona no endereço declarado (Lei 13.019/2014, art. 34, II e VII). O roteiro para saber se a organização está apta a um edital confere o que a Lei 13.019 pede antes de assinar.

E, no termo de colaboração ou de fomento, conta o tempo de casa: um, dois ou três anos de existência com CNPJ ativo, conforme a parceria seja com município, Distrito Federal ou estado e União (art. 33, V, a). Cada ente pode reduzir esse prazo quando nenhuma organização o atinge. Quem pensa em parceria daqui a alguns anos tem mais um motivo para regularizar agora e manter o CNPJ ativo.

1. Estatuto

• traz os sete itens do art. 54 do Código Civil;
• a última alteração foi aprovada em assembleia e averbada no cartório.

2. Registro

• ata da assembleia de fundação, com a lista de presentes e a qualificação de cada um;
• requerimento assinado pelo representante legal;
• visto de advogado no ato constitutivo;
• certidão recente do cartório, mostrando o estatuto e a diretoria atuais.

3. Diretoria

• mandato dentro do prazo do estatuto;
• ata da eleição atual registrada no cartório.

4. CNPJ

• situação cadastral ativa;
• declarações à Receita entregues, conferidas com quem cuida da contabilidade;
• cadastro batendo com a diretoria atual.

5. Certidões e endereço, se há parceria com o poder público em vista

• relação atualizada dos dirigentes, com endereço, RG e CPF de cada um;
• certidões de regularidade fiscal, previdenciária, tributária, de contribuições e de dívida ativa;
• comprovante de que a associação funciona no endereço declarado.

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Regularizar é um trabalho com fim. O que vem depois não tem: manter o estatuto, as atas e a diretoria em dia a cada eleição, e o CNPJ sem pendência a cada ano. As duas frentes estão em documentos que toda associação precisa manter em dia e no post sobre o CNPJ citado acima.

Papel guardado na gaveta de quem saiu é regularidade que se perde de novo. No OnGuia, estatuto, atas e certidões ficam num repositório da organização, separados por categoria e com a definição de quem pode ver cada um. A assembleia registra a presença e o quórum de instalação, e a ata sai em PDF e vai para o mesmo repositório. O papel fica com a organização, não com a pasta de quem cuidava dele.