Se a sua organização se organiza hoje por planilha, ela já provou que funciona: custa pouco ou nada, todo mundo sabe abrir, e foi ela que segurou a operação até aqui. A dúvida de quem pensa em mudar é justa. Se resolve, por que trocar? E, trocando, como não perder o que já está lá?
Sobre a pergunta: ela aparece nas perguntas frequentes de quatro fornecedores de sistema de gestão para o terceiro setor. Nenhuma pesquisa brasileira mede quantas organizações pensam assim — então o que segue é resposta, não estatística.
Se a planilha funciona, qual é o problema?
O problema não é a planilha. É depender de quem a entende.
A planilha guarda o dado, mas não guarda o jeito de usar: qual aba vale, qual fórmula não pode mexer, em que coluna entra a doação de quem também é voluntário. Isso mora na cabeça de quem montou. Enquanto essa pessoa está por perto, funciona. Quando ela sai, ou tira férias na semana da prestação de contas, a organização descobre que a planilha era ela.
E há o que a planilha não faz por natureza: ela não lembra ninguém de nada. O contrato que vence, a mensalidade atrasada, a assembleia que precisa ser convocada — tudo isso continua dependendo de alguém lembrar, no meio de outra coisa.
O que muda quando o registro sai da planilha?
O registro deixa de depender da memória de alguém. No OnGuia — que ainda não abriu ao público — é assim:
- a mesma pessoa tem um cadastro só, seja ela doadora, voluntária ou associada, em vez de três linhas em três abas que ninguém sabe se batem;
- o que vence fica à vista: a agenda junta atividades, assembleias, contratos e mensalidades, e mostra o que já passou do prazo;
- o aviso sai sem ninguém lembrar: o voluntário é avisado na véspera da atividade, o associado é avisado da mensalidade em atraso, e a gestão é avisada do contrato perto do fim;
- "quem mexeu nisso?" tem resposta: fica uma trilha de quem criou, alterou ou excluiu;
- a prestação de contas sai do que já foi lançado, por fundo, doador, campanha e atividade, em vez de ser montada juntando abas na véspera do prazo.
Nada disso é trabalho a mais. Sai do mesmo registro que hoje vai para a planilha.
Migrar não dá trabalho demais?
Depende de quem digita. O trabalho pesado de uma mudança é redigitar o cadastro, e boa parte dele não precisa passar pela sua mão.
Voluntários, associados e doadores podem se cadastrar sozinhos, por um link público da sua organização. Quem se cadastra como voluntário aceita o Termo de Adesão (Lei 9.608/98) ali mesmo, e o termo fica guardado em PDF. Você manda o link no grupo que já existe, e quem está na planilha entra de novo — com o dado conferido por quem mais o conhece: a própria pessoa.
Beneficiário não se cadastra sozinho. Para ele, e para o cadastro de voluntários e doadores que já está em planilha, a abertura traz importação: você sobe o arquivo em CSV ou XLSX, diz qual coluna é qual e confere o que vai entrar antes de gravar. Os lançamentos financeiros entram por planilha, a partir de um modelo, com o erro apontado linha a linha.
E se der errado no meio da mudança?
A planilha não precisa ir embora no dia em que o sistema chega. Ela continua sendo sua, intacta, no lugar onde está hoje: começar a usar um sistema não apaga nada dela. O original fica guardado enquanto o registro novo se forma.
Por isso dá para mudar por partes. Comece pelo que mais pesa agora — os voluntários e o termo de cada um, por exemplo, ou o que entra na próxima prestação de contas — e deixe o resto na planilha até essa parte andar sem ajuda.
O sinal de que a mudança deu certo não é apagar a planilha. É perceber que faz semanas que ninguém precisou abri-la.
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Não fica. Quando o OnGuia abrir, a organização vai poder exportar todos os seus registros de uma vez, antes de cancelar, em arquivos que a planilha abre.
O OnGuia ainda não abriu para novas organizações.
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