Gestão de voluntários: como não depender de uma pessoa só

Antes de mudar qualquer coisa, faça um inventário. Sente com quem coordena (ou, se é você, com uma folha na frente) e liste tudo o que hoje só essa pessoa sabe responder:

• o contato de cada voluntário, e quem ainda está ativo;
• quem sabe fazer o quê: dirigir, cozinhar, dar aula, cuidar de planilha, falar em público;
• quem vem em qual dia, e quem só aparece em mutirão;
• os combinados que nunca foram escritos: quem guarda a chave, onde fica o material, quem autoriza uma compra.

A lista costuma ser maior do que se esperava. Ela não serve para culpar ninguém: serve para mostrar onde a organização está pendurada. Cada item é uma pergunta que, hoje, só uma pessoa sabe responder.

Se o cadastro de voluntários da sua organização é a agenda de um celular e um grupo de WhatsApp, ele tem dono, e o dono não é a organização. Quando essa pessoa troca de número, se afasta ou simplesmente cansa, os contatos vão junto.

Um cadastro que pertence à organização precisa de pouca coisa: nome, contato, disponibilidade, o que a pessoa sabe fazer e desde quando está com vocês. Dá para começar com o que já existe. O que importa é que pelo menos duas pessoas da gestão consigam abrir, que o acesso fique só com quem precisa, e que o voluntário novo entre no cadastro no dia em que chega, e não no dia em que alguém lembrar.

"A cozinha é sempre com a mesma pessoa" é um arranjo. "Quem coordena a cozinha no sábado recebe as doações de alimento, confere a validade e avisa a diretoria quando falta alguma coisa" é um papel. A diferença aparece no dia em que aquela pessoa não pode ir.

Para cada tarefa que se repete, escreva em três ou quatro linhas o que ela exige, quando acontece e a quem avisar se der problema. Depois, ponha dois nomes em cada papel: quem faz e quem cobre. Quem cobre não precisa fazer sempre. Precisa já ter feito uma vez, junto com quem faz.

O efeito vai além da falta de alguém. Com o papel escrito, o voluntário novo sabe o que se espera dele sem que alguém precise explicar tudo de novo, e quem coordena deixa de ser a única porta de entrada.

A Lei 9.608/1998, a Lei do Voluntariado, diz que o serviço voluntário "será exercido mediante a celebração de termo de adesão entre a entidade, pública ou privada, e o prestador do serviço voluntário, dele devendo constar o objeto e as condições de seu exercício" (art. 2º). Na prática, essa etapa costuma ficar para depois: na Pesquisa Voluntariado no Brasil 2021, 81% dos voluntários disseram nunca ter assinado um termo de adesão, e 55% disseram não conhecer a lei.

Além de ser o que a lei pede, o termo (que muita gente chama de termo de voluntariado) é o primeiro registro do voluntário na organização. Ele registra o que aquela pessoa vai fazer e em que condições, que é justamente a informação que, sem ele, fica na memória de quem fez o convite. Guardado junto do cadastro, qualquer pessoa da gestão sabe o que foi combinado com cada um.

Vale o mesmo para dinheiro. A lei permite ressarcir o voluntário pelas despesas que ele comprovadamente fizer na atividade, e diz que essas despesas "deverão estar expressamente autorizadas pela entidade" (art. 3º, parágrafo único). Se hoje quem decide o que se reembolsa é quem coordena, de cabeça, escreva a regra: que tipo de despesa entra e quem autoriza.

Voluntário sai. Quem coordena também sai, muda de cidade, assume outra função, cansa. Isso não é falha da organização: é a natureza do trabalho voluntário. A falha é quando a saída leva junto o que a pessoa sabia.

Duas rotinas resolvem boa parte:

• Um histórico que fica. Registre quem participou de cada ação ou atividade. Quando alguém sai, a organização continua sabendo o que foi feito e por quem, e esse registro volta a ser útil na hora de prestar contas ou de mostrar o que a organização fez no ano.
• Uma conversa de saída com roteiro. Quando alguém com um papel avisa que vai sair, antes do último dia repasse com quem vai cobrir a lista do primeiro inventário: contatos, combinados, onde está cada coisa. Com o papel já escrito, a conversa leva meia hora, e não uma tarde.

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Nada disso exige sistema. Dá para começar na próxima reunião, com uma folha e uma planilha. O que um sistema muda é o esforço de lembrar: a rotina para de depender de alguém se lembrar de fazê-la.

É o que o OnGuia faz com voluntários. O cadastro guarda contato, disponibilidade e habilidades de cada pessoa, e quem quer ajudar pode se inscrever sozinho pela página de cadastro da organização, aceitando o termo de adesão no próprio formulário. Quando é a equipe que cadastra, o voluntário recebe o link para aceitar, e a lista mostra quem ainda está com o termo pendente. Cada ficha acumula o histórico de participações em atividades, ações sociais e campanhas. E mais de uma pessoa da gestão trabalha na mesma conta, cada uma com a sua permissão.